2. La empresa como sistema: analisis de los sistemas empresariales


La teoría actual de la empresa se fundamenta en la gran aportación que la Teoría de Sistemas ha permitido en esta área del conocimiento científico, tanto para describir su composición compleja de la empresa, como para entender su comportamiento y facilitar sus procesos de control y adaptación al entorno (Bueno, 1974 y 1991).

Dicha teoría se apoya en el concepto de sistema como «conjunto de elementos (a1, a2, …, an) relacionados entre sí; relaciones (uij) que representan un conjunto de inputs (entradas) de los elementos aj y un conjunto de outputs (salidas) de los elementos ai y que se explican a través de determinado proceso de transformación u operación planificada».

En consecuencia, un sistema físico se representa sintéticamente de esta forma:

También el sistema se puede representar de forma más analítica a través de los conjuntos que lo integran:

X  =  (a1, a2, …, an) (conjunto de elementos).
U  =  (uij) (conjunto de relaciones o estructura del sistema).

Siendo la relación uij:

por lo que, el sistema se define por este conjunto:

S  =  X, U

Una de las categorías de los sistemas es que pueden ser «abiertos» o relacionados con el entorno, razón que lleva a otra clase de sistemas, los regulados o que incorporan una función de control (feed-back), cuestión que ha sido estudiada por la Cibernética.
Precisamente la «empresa como sistema» presenta estas últimas características, las cuales definen una de las categorías de mayor complejidad en el «enfoque sistémico».

En la figura 1 se resume, a la vez que se aplica, dicho planteamiento general para explicar el concepto de empresa. En ella se pueden observar que actúa como un sistema abierto relacionando unas entradas y salidas o transformando unos inputs en unos outputs, los cuales serán los objetivos pretendidos por el sistema. El mismo que para cumplir con estos requiere de un control y posterior regulación del proceso. Entradas y salidas que están integradas en el entorno en que actúa el agente económico (empresa).

Figura 1. La empresa como sistema

Dando un paso más, la Teoría de Sistemas, siguiendo a Bueno (1974), define el concepto de sistema sobre la base de la existencia de cinco condiciones básicas:

  1. Un conjunto de elementos.
  2. Una estructura del sistema (conjunto de relaciones).
  3. Un plan común (conjunto de objetivos).
  4. Unas funciones características (funciones de transformación).
  5. Un conjunto de estados o situaciones observables del sistema.

Una de las características de la estructura del sistema es el «principio de la jerarquía» que justifica el concepto de subsistema o subconjunto, elemento o componente funcional de un sistema mayor que en sí mismo verifica las condiciones de este, pero que también juega un papel en el «proceso de transformación» de dicho sistema mayor. Proceso que se orienta al logro de un plan común, es decir a alcanzar la posición de equilibrio como «objetivo del sistema».

En la tabla 2 se recogen los principios generales de la Teoría de Sistemas.

TABLA 2. PRINCIPIOS GENERALES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS

  1. Independencia. Interrelación entre elementos, objetos o atributos. Si se produce con el entorno, el sistema se define como abierto.
  2. Totalidad. Importancia del sistema como un «todo», aunque compuesto por partes interrelacionadas.
  3. Plan común. Orientación del sistema a la posición de equilibrio por la que los elementos buscan el plan común u «objetivo del sistema».
  4. Relación entradas-salidas. Dicho plan depende de un conjunto de «entradas», que transforma en unas «salidas» que, a su vez, son «entradas» para otro sistema. Si el sistema es cerrado estas se determinan de una sola vez, si es abierto, pueden entrar cantidades adicionales.
  5. Transformación. Función característica o proceso que «opera» sobre las «entradas» para lograr las «salidas».
  6. Entropía. Estado de un sistema en el que existe un máximo de desorden o de indeterminación, lo que puede causar su destrucción. Estado que produce la falta de información y de control.
  7. Regulación. Proceso basado en un sistema de control para generar información que permita corregir las desviaciones sobre los objetivos o replanificar el proceso transformador.
  8. Diferenciación. Los sistemas más complejos exigen que los elementos simples se especialicen en determinadas funciones características.
  9. Jerarquía. Los sistemas se pueden descomponer en subsistemas o partes principales y así sucesivamente (recurrencia). Ello implica una «relación de dependencia».
  10. Equifinalidad. Los sistemas abiertos pueden llegar al mismo estado final combinando «entradas» diferentes.

Fuente: Bueno (2004)

Estos principios permiten identificar, en el caso de la empresa, un conjunto de subsistemas, según diferentes criterios de «demarcación», los cuales, y en la medida que son objeto de un análisis pormenorizado y son aislados de los otros componentes se convierte en un sistema empresarial. Proceso que puede ser recurrente hasta llegar al elemento simple y que ya no cumple con dichas condiciones.

Volviendo a la idea de subsistema en este epígrafe se propone un criterio de descomposición del «sistema-empresa» basado en la diferente naturaleza de la circulación de valor por su estructura y en relación con su entorno:

  • Circulación de valor en unidades físicas entre los elementos o unidades operativas de la empresa y con su entorno (por ejemplo, materiales, máquinas, productos,…).
  • Circulación de valor en unidades monetarias entre los elementos o unidades operativas de la empresa y con su entorno (por ejemplo, transacciones financieras, dinero,…).
  • Circulación de datos obtenidos de los dos procesos anteriores y que son transformados en información (por ejemplo, contabilidad de la empresa y estadísticas económicas).
  • Circulación de información entre los miembros de la organización y su correspondiente realimentación (comunicación).
  • Circulación de información para apoyar la acción futura o para tomar decisiones (sistema de información para la dirección).

Estas clases de circulación configuran cinco subsistemas o sistemas empresariales, tal y como se muestra en la figura 2.

Figura 2. Los sistemas empresariales: naturaleza de la circulación de valor

La agregación de los subsistemas 1 y 2 representa el «sistema técnico» o «tecnológico» de la empresa, conjunto de «operaciones» que transforman los valores reales y financieros de la organización, según el ciclo de explotación y el ciclo de capital de la misma.

La agrupación de los otros tres subsistemas representa el «sistema de dirección» o de «administración» de la empresa, pudiendo inclusive, desgajarse el sistema de comunicación como parte integrante del «sistema psico-social» o «humano» de la organización.